Últimamente hemos tenido la oportunidad de participar en numerosos seminarios web sobre estrategias para reducir costes y limitar el impacto de la pandemia en el negocio.
La finalidad de muchos de estos seminarios web es ganar audiencia e intentar vender software o soluciones a largo plazo… ¿Es correcto h? Claro que sí, siempre y cuando no se limiten a enumerar las bondades de una plataforma determinada o a señalar la conveniencia de una costosa transformación.
Por eso nos gustaría comenzar preguntando a los responsables de compras en las empresas cómo han afrontado esta nueva situación. ¿Han generado estrategias para contribuir en sus empresas? ¿O se han limitado a reaccionar cuando surge algún problema concreto?
En algunos países la crisis económica ya es una realidad, y la forma de reaccionar del departamento de compras será fundamental para mantener las empresas a flote.
Evidentemente, esta crisis pone a prueba la capacidad de nuestros equipos y la cultura de compras en la organización. En este momento, muchos estarán reflexionando sobre la importancia de desarrollar habilidades interpersonales (las llamadas soft skills), de negociación, de analítica y las relaciones internas y con proveedores.
Aun así, no todo está perdido. Para salir adelante, valdrá la pena invertir un poco (a pesar de la crisis) en transformar los departamentos de compras y en sistematizar las funciones.
Si tuvieras que hacer un ejercicio de autoevaluación realista y algo de autocrítica, ¿qué le falta a tu equipo de compras en estos momentos? ¿Crees que tiene la capacidad suficiente para:
– entender o crear modelos de TCO rápidos?
– influenciar o ser agentes de cambio en las áreas internas para reaccionar adecuadamente?
– obtener información suficiente y analizarla para tomar decisiones?
– establecer relaciones lo suficientemente efectivas con los socios comerciales (proveedores) como para lograr disminuir el gasto sin sacrificar la relación futura con ellos?
A continuación compartimos 8 recomendaciones que estamos seguros ayudarán a los Profesionales de Compras durante la crisis provocada por el Covid-19 y estàn basadas en nuestros más de 15 años de experiencia ayudando a compañías de la lista Fortune 500 cuando han estado en peligro, inmersas en fusiones o adquisiciones, o simplemente durante un proceso de transformación para reducir sus costes drásticamente.
8 recomendaciones para reducir el impacto de la COVID-19 a corto plazo:
- Crea un modelo de seguimiento para coordinar esfuerzos
- Crea un grupo de trabajo multiárea que te ayude a coordinar todos los esfuerzos (y que incluya a los equipos de compras, asuntos jurídicos y otras áreas afectadas)
- Define junto con el equipo directivo qué mensaje enviar internamente y a los proveedores (por ejemplo, la importancia del trabajo en equipo y la colaboración de todas las áreas en estos momentos)
- Analiza la información y define tus objetivos
- Crea una base de datos que te permita entender quiénes son tus proveedores principales con los datos disponibles: en estos momentos vale más un análisis pragmático que uno preciso
- Plantéate el impacto de la crisis en tu ebitda/resultados y en tu flujo de caja (¿eres una empresa pública?)
- Define una estrategia de reducción
- por tipo de proveedor, por tipo de gasto/impacto, por área…
- Ejecuta «pequeñas victorias» (quick wins)
- Reduce inmediatamente los costes variables que no son críticos para el negocio (marketing, CRM…)
- Suspende el consumo con tus proveedores
- Céntrate en optimizar los costes fijos
- Analiza tus contratos y haz uso de tu cláusula de fuerza mayor
- Genera estrategias para aquellos contratos en los que no exista esa cláusula
- Negocia con los proveedores de acuerdo con la estrategia establecida
- Establece un centro de mando para recopilar los resultados de las negociaciones
- Ayuda a los propietarios de las empresas a negociar con sus proveedores principales
- Negocia los costes variables solo si hay un mínimo comprometido
- Negocia un descuento y aplazamiento de pago con tus proveedores críticos
- Habla con tus proveedores, te sorprenderá el apoyo que pueden brindarte: todos estamos en la misma situación y todos queremos salir de ella lo antes posible
- El seguimiento es fundamental
- Involucra al equipo directivo, comparte los logros de forma frecuente y pide ayuda en la comunicación interna
- Comparte los casos de éxito
- Presenta los resultados de forma rápida pero precisa
- Define los siguientes pasos para garantizar ahorros sostenibles hasta salir de la crisis
- Controla el gasto a través de la plataforma de compras y con la aprobación de un comité de inversión
- Lidera un programa de reducción eficaz basado en lo que realmente es necesario para la organización
Qué te puedes encontrar en el camino
- Problemas con los contratos: no todos tienen cláusulas de salida y de fuerza mayor.
- Resistencia por parte de algunos gerentes a ceder en sus presupuestos, ya que probablemente aún no hayan entendido el impacto a corto y medio plazo de la crisis, lo que podría llevar a la empresa a tomar medidas más drásticas.
- Una limpieza involuntaria de la base de proveedores: algunos de ellos probablemente dejarán de serlo después de la crisis.
- Ser consciente de las diferentes capacidades dentro de tu equipo (negociación, gestión de relaciones con las distintas áreas y proveedores) y de las áreas de desarrollo obligatorias que deberás tener en cuenta cuando termine la crisis.
- Un importante retraso tecnológico y la existencia de diversas fuentes de información o de la falta de ella, muchos sistemas y cruces de datos para terminar concentrando todo en un Excel…
Medio y largo plazo
Las economías tardarán entre 6 y 18 meses en recuperarse; es fundamental empezar de inmediato a madurar y crear un centro de excelencia.
Medio plazo
Es conveniente hacer una autoevaluación y desarrollar capacidades en toda la organización que permitan establecer estrategias de categorías de gasto, colaborar con equipos multifuncionales y proveedores, negociar de forma eficaz, desarrollar mejores contratos y acuerdos de nivel de servicio, análisis estratégicos… También será necesario crear o rediseñar un sistema eficiente de compras que comprenda una plataforma digital de compras así como nuevos procesos y políticas.
Largo plazo
La dirección tiene que entender que el departamento de compras es un pilar estratégico para optimizar el valor de la empresa, y la creación de programas de gestión del riesgo de proveedores será crítica a partir de esta crisis.
Estarás forzado a crear un programa de transformación de la función de Compras, lo que implica sentar las bases de un modelo sostenible y rentable, ¿estás preparado para diseñarlo y ejecutarlo?
